出口申報前通常需要收齊以下資料：
 
1. 核銷單（退稅專用聯(lián)，已核銷過）；
2. 報關(guān)單（退稅專用聯(lián)），需在電子口岸下的深圳出口退稅子欄目下已交單；
3. 進項發(fā)票（已認(rèn)證）；
4. 出口發(fā)票（有些地方不用附此單證）。
 
將上述報關(guān)單順序整理好，外加封皮封底裝訂。另外還需準(zhǔn)備三表一盤：
 
1. 深圳出口退稅匯總表（一份）；
2. 深圳出口退稅出口明細(xì)表（三份）；
3. 深圳出口退稅進貨明細(xì)表（三份）；
4. 轉(zhuǎn)為正式申報后生成的資料導(dǎo)入u盤。
 
關(guān)于退稅時間，一般正常的操作流程是認(rèn)證發(fā)票→銀行結(jié)匯（出具水單）→核銷→退稅。需注意以下時間關(guān)系：
 
1. 退稅申報期：90天；
2. 核銷期：180天；
3. 發(fā)票認(rèn)證期：90天，但外貿(mào)企業(yè)一般有個不成文的規(guī)定，是開票后30天內(nèi)要進行發(fā)票認(rèn)證。
 
如果不能及時收匯，可以參考以下操作方法：
 
1. 沒有及時收匯可從別的水單進行拆借；
2. 大多數(shù)地方在沒有核銷的情況下，可以在90天內(nèi)先行進行退稅申報（單證不全申報），等以后核銷單核過之后再補上。但要注意，核銷的期限是報關(guān)出口后180天內(nèi)，如果180天沒有及時收匯，即使前期進行退稅申報，也要視同內(nèi)銷征稅，所以及時收匯、催匯比較重要。
 
深圳企業(yè)出口發(fā)票既可以開具增值稅普通發(fā)票，也可以開具INVOICE形式發(fā)票。如果開具增值稅普通發(fā)票，需在增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版開具五聯(lián)版，開具時選擇“免稅開票”選項，發(fā)票第三聯(lián)用于向海關(guān)報關(guān)，第四聯(lián)用于生產(chǎn)企業(yè)退（免）稅申報，第五聯(lián)由出口企業(yè)自行安排使用。發(fā)票備注欄應(yīng)填寫出口相關(guān)信息（包括出口合同號、出口銷售總額的幣種及金額等）。
 
若出口企業(yè)兼營內(nèi)銷和出口業(yè)務(wù)，且其出口貨物不能單獨核算的，應(yīng)先對內(nèi)銷貨物計算銷項稅額并扣除當(dāng)期進項稅額后，再依下列公式計算出口貨物應(yīng)退稅額：
 
1. 銷售金額×稅率≥未抵扣完的進項稅額，應(yīng)退稅額=未抵扣完的進項稅額；
2. 銷售金額×稅率<未抵扣完的進項稅額，應(yīng)退稅額=銷售金額×稅率，結(jié)轉(zhuǎn)下期抵扣的進項稅額=當(dāng)期未抵扣完的進項稅額-應(yīng)退稅額。
 
上述公式中的銷售金額是指按出口貨物離岸價格和外匯牌價的人民幣金額；稅率是指計算該項貨物退稅的稅