一、單證索取 
出口單證包括： 
1、 
報關(guān)單：由申報單位提供，企業(yè)根據(jù)報關(guān)單開具發(fā)票（出口日期除外）。報關(guān)單中，重點關(guān)注：出口日期（不是申報日期）、成交方式（FOB價是稅務(wù)承認的唯一出口退稅價）商品代碼、第一數(shù)量、幣制。 
一般情況下，由于報關(guān)單涉及海關(guān)、申報單位費用結(jié)算，因此報關(guān)單正本取得較晚，如果當月無法取得，那么出口申報只能在“單證不齊”的情況下進行。此時，出口日期不確定，可參照出口貨物“入庫通知”標明的船期等申報，待正式報關(guān)單取得后，再進行“單證收齊”對比修改或確定。 
2、 
出口發(fā)票：發(fā)票要點：出口貨物代碼、金額按報關(guān)單逐條順序填寫，數(shù)量可以按照實際數(shù)量填寫。 
3、入貨通知：申報單位在對出口貨物進行申報時，會提交給企業(yè)一份貨運公司“入貨通知”，上面詳細列明委托方出口目的地、海關(guān)提單號、船期/航次、訂單號、送貨地址、最晚送貨時間等內(nèi)容，此通知由業(yè)務(wù)員接受，出口會計應(yīng)以文件的形式通知業(yè)務(wù)員每單提交一份，這也是出口備案資料之一。 
4、形式發(fā)票：公司與外商簽訂的合同，一般為外文版本，隨單提交一份。 
5、運費結(jié)算發(fā)票：可以復(fù)制一份，作為出口備案資料之一。 
二、出口退稅計算 
出口發(fā)票開具后，當月做賬，當月申報。出口收入涉及：匯率、入賬金額、退稅率、進項稅額轉(zhuǎn)出—— 
1、匯率，如無特殊情況，以當月中國人民銀行公布的首日匯率計算。 
2、入賬金額等：在匯率確定后，先通過免抵退稅申報系統(tǒng)，填寫“出口貨物免抵退申報明細表”，按照申報明細表形成的資料，確定入賬金額、進項稅額轉(zhuǎn)出額。值得注意的是，入賬出口收入金額，要與申報系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)字一致，否則，申報不通過（需要說明、調(diào)整）。 
3、進項稅額轉(zhuǎn)出：出口收入乘以征退稅率之差，屬于不予免征和抵扣稅額，應(yīng)作進項稅額轉(zhuǎn)出處理，借記“營業(yè)成本”，貸記“應(yīng)交稅金——增值稅——進項稅額轉(zhuǎn)出”。 
4、匯兌損益調(diào)整： 
企業(yè)收到外幣收入，首先應(yīng)該按照公布的首日匯率記賬（同本位幣收入?yún)R率），月末，按照當月最后一日匯率調(diào)匯，涉及外匯賬戶產(chǎn)生的人民幣差額，計入“財務(wù)費用——匯兌損益”。 
三、出口申報： 
（一）、明細錄入 
進入出口退稅申報系統(tǒng)，選擇“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”下的“出口貨物明細明細申報錄入”，點擊增加，窗口顯示可填寫狀態(tài)（按報關(guān)單明細逐條填寫） 
1、 所屬期：自動生成 
2、 序號：四位編碼，0001開始，最好按順序填（當然了，通過序號重排可自動排號，不盡人意） 
3、 記銷售日期：自動 
4、 所屬標識：自動 
5、 進料登記冊好：國外來料加工企業(yè)填 
6、 出口報關(guān)單：有則填，報關(guān)單號后9位+0+兩位編碼，一張報關(guān)單有N條出口信息，就編到00N.。首條填寫好資料后，以后共同資料不必再重復(fù)填寫，只修改報關(guān)單后兩位編碼及出口數(shù)量、離岸價即可） 
7、 出口日期：按照系統(tǒng)設(shè)定，選擇填報關(guān)單出口日期，如果不確定，也可填入貨通知船期（以后需比對，沖減、修改、補錄） 
8、 代理證明號：有則填 
9、單證不齊標志：指報關(guān)單，填B。如果填寫了報關(guān)單號，則跳過 
10、出口商品代碼：選擇自己的商品代碼（初次要從網(wǎng)上下載，導(dǎo)入） 
11、出口商品名稱：系統(tǒng)根據(jù)填寫的代碼自動生成 
12、申報商品代碼：同出口商品代碼 
13、計量單位：自動 
14、出口數(shù)量：填報關(guān)單上第一數(shù)量，不一定是發(fā)票上的數(shù)量（報關(guān)單第二數(shù)量） 
15：原幣代碼：選擇填報關(guān)外幣代碼 
16、原幣幣別：自動 
17、原幣離岸價：實際 
18、原幣匯率：建議填當月首日匯率 
19、人民幣離岸價：自動 
20、美元匯率：自動 
21、美元離岸價：自動 
22、征退稅率：自動（根據(jù)出口商品代碼） 
23、退稅率：自動 
24：征退稅率：自動 
25、應(yīng)退稅額：自動 
26、出口發(fā)票號：實際 
27、備注：一般單證收齊后，實際與申報時有差別的地方需要修改，作簡要說明。主要是日期、代碼；另外，如果出口申報有特殊情況，應(yīng)按照要求填寫。 
填完檢查無誤，保存。如果繼續(xù)填下一條，點擊“增加”… 
（二）、生成明細申報數(shù)據(jù)： 
出口申報需要移動磁盤，預(yù)先在磁盤里建立空文件夾，一個“出口退稅＼MX＼”（明細）,一個“出口退稅＼HZ＼”（匯總）。明細表錄入工作完成后，退出，在“免抵退稅申報”下選擇“生成明細申報數(shù)據(jù)”，確定，此時又提醒是否備份，按需要確定，提示要備份的文件存放路徑，如果顯示無誤，確定（有誤就修改）系統(tǒng)完成備份工作后，關(guān)閉，此時明細表形成。（建議每次都要備份。由于備份的數(shù)據(jù)占用空間較大，可以定期刪除不需要的前幾期數(shù)據(jù)，至少保留上月及本月最后一次信息） 
查詢明細表情況： 
在“免抵退稅申報”下選擇“打印申報報表”，選中需要查看（或打?。┑膱蟊?，點擊打印預(yù)覽，就能看到明細表了。系統(tǒng)會根據(jù)單證收齊情況，分別匯總“單證齊全并且信息齊全銷售額”及“單證不齊并且信息不齊銷售額”，記錄下出口數(shù)量、出口銷售額（兩種）、銷售額乘征退稅率之差四個關(guān)鍵數(shù)字，在會計做賬時，這四個數(shù)字就是記賬的數(shù)字。 
（期間如果要繼續(xù)增加明細錄入，需要進入“申報數(shù)據(jù)處理”下的“撤銷申報數(shù)據(jù)”，否則系統(tǒng)形成報表后，視同本期應(yīng)上報資料完成，不再接受新的資料錄入。撤銷數(shù)據(jù)的話，按照先撤銷匯總再撤銷明細的順序） 
至此，暫告一個段落，再等會計增值稅申報成功后，再接著填以下內(nèi)容。 
（三）、增值稅申報表項目錄入： 
選擇“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”下的“增值稅申報表項目錄入”，按提示錄入數(shù)據(jù)。 
（四）、免抵退稅申報資料情況表 
是根據(jù)出口退稅系統(tǒng)已有的數(shù)據(jù)，進入后，回車自動生成?？芍乜匆幌掳l(fā)票數(shù)量等是否與實際相符，可修改。 
（五）、免抵退申報匯總表錄入： 
申報資料情況表錄入完成后，可以進行匯總表的錄入 
附一、沖減程序： 
申報的出口資料，有時在出口時間、出口代碼等方面可能出現(xiàn)失誤，或因單證到期不齊轉(zhuǎn)為內(nèi)銷，要求在出口申報系統(tǒng)作沖減處理。 
進入出口退稅申報系統(tǒng)，選擇“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”下的“生成出口貨物沖減明細”，在索引窗口選擇要沖減的項目，選中后，點擊“沖減出口”，出現(xiàn)提示窗口，如果單證已收齊，在“單證收齊標志”填BH,在“報關(guān)單號碼”、“核銷單號碼”內(nèi)填上正確號碼，確定此時，系統(tǒng)自動將沖減內(nèi)容轉(zhuǎn)到“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”下的“出口貨物明細申報錄入”數(shù)據(jù)庫及“收齊出口單證明細錄入”數(shù)據(jù)庫中，退出，進入“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”下的“出口貨物明細申報錄入”。在索引窗口找到索引為“Z000”的一條，這就是沖減的內(nèi)容。選中該條，點擊“修改”，首先將“序號”Z000改成正常順序號（以Z打頭的編碼，因為沖減的條目總是以Z000反映），然后在“備注”欄簡明填寫沖減的原因，然后保存，至此，沖減完成。 
補錄沖減內(nèi)容： 
如果不是外銷轉(zhuǎn)內(nèi)銷的情況，完成沖減后，還需要按沖減業(yè)務(wù)的正確內(nèi)容補錄，以保證申報金額的不變。為了審核的方便，最好在沖減后，直接選中沖減條目，然后點擊“增加”，此時顯示沖減的內(nèi)容，通過回車的方式，依次選擇要修改的內(nèi)容進行修改，包括序號（不帶Z頭，應(yīng)和正常申報連續(xù)）、出口日期、報關(guān)單號（原申報時可能筆數(shù)和報關(guān)單不符，此時補錄按報關(guān)單逐條錄入，報關(guān)單后三位自001起，逐條修改）、出口代碼、數(shù)量、原幣離岸價、備注，然后保存，完成補錄。 
為什么要求在沖減后接著補錄呢？主要是為了利用原正確資料，只修改錯誤的資料，不至于補錄時出現(xiàn)失誤，造成前后錄入的資料不符。注意：補錄時，在哪一條的基礎(chǔ)上補錄，系統(tǒng)自動參考那一條的基礎(chǔ)資料。 
附二、收齊單證 
如果以前申報出口資料單證收齊（報關(guān)單、核銷單），需要在出口申報系統(tǒng)中進行“單證收齊”操作。 
在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”下選擇“收齊出口單證明細錄入”，在索引窗口選中要收齊的出口業(yè)務(wù)，顯示修改內(nèi)容窗口，點擊修改，逐項修改序號、收齊標志（填BH），出口報關(guān)單編號+序號，核銷單編號，檢查無誤，保存。 
收齊的出口資料明細表與未收齊的出口資料明細表系統(tǒng)中分開匯總。（詳見生成的明細申報數(shù)據(jù)），只有單證收齊的出口業(yè)務(wù)，才作為出口退稅基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料。 
（六）、生成免抵退稅申報匯總表 
進入窗口，一直回車即可完成，無須填寫。 
（七）、打印報表 
出口退稅申報資料： 
1、免抵退稅申報資料接單登記回執(zhí)（封面） 
2、出口退稅確認證明單 
3、免抵退稅申報匯總表 
4、免抵退稅申報匯總表附表 
5、免抵退稅申報資料情況表 
6、免抵退稅申報明細表（當其出口、前期出口） 
7、報關(guān)單、出口發(fā)票 
8、增值稅申報表 （含附表二） 
9、上期匯總表 
10、有應(yīng)納稅額需符稅票復(fù)印件 
11、銷售明細帳 
12、扣費調(diào)整說明 
13、出口退（免）稅審核情況表 
（八）、申報 
上列申報表除了“報關(guān)單”、“出口退免稅審核情況表”外，全部要加蓋企業(yè)公章，于次月出口退稅報稅期前（通常是次月15日）到稅務(wù)接受檢查、申報。當月15日前遞交資料后，一般在兩個工作周稅務(wù)可完成審核工作，連續(xù)申報的，如果有退稅，次月10日前一般可收到退稅款。 
（九）、注意事項 
為保證出口資料與賬務(wù)處理的一致性，需注意以下幾點： 
1、 匯率：以中國人民銀行每月首日公布的匯率為記賬匯率。 
2、 進行外幣折合人民幣計算，以海關(guān)報關(guān)單為準逐條計算，避免出現(xiàn)誤差。 
3、 為保證折算的準確，建議先行錄入出口申報數(shù)據(jù)，再按照出口申報數(shù)據(jù)進行賬務(wù)處理。賬務(wù)處理完成，申報增值稅，再按照申報成功的增值稅資料，繼續(xù)錄入出口申報數(shù)據(jù)中的增值稅資料。 
4、 為防止出口資料出現(xiàn)過期現(xiàn)象，建議進行出口業(yè)務(wù)登記，按出口時間順序記錄單證不齊業(yè)務(wù)，隨時控制到期申報時間，避免因單證過期造成免抵稅損失。 
5、 因發(fā)票金額與收匯金額不符造成的差額，要及時調(diào)整申報出口收入；因按外匯牌價計算的出口收入與實際結(jié)匯造成的人民幣差額，要隨時調(diào)整匯兌損益。 
四、出口審批處理 
出口申報資料通過稅務(wù)審核無誤，針對退稅額、免抵稅額，次月要做以下會計處理： 
借：應(yīng)收補貼款（或其他應(yīng)收款） （退稅部分） 
應(yīng)交稅金——增值稅——出口抵減內(nèi)銷收入應(yīng)納稅額（免抵稅額） 
貸：應(yīng)交稅金——增值稅——出口退稅 （出口收入*退稅率） 
五、出口資料備案 
按照稅務(wù)要求，至少要針對每月申報（收齊單證）免抵退稅資料按規(guī)定備案以下資料： 
1、 報關(guān)單 
2、 出口貨物入貨通知 
3、 形式發(fā)票 
4、 出口發(fā)票 
5、 收匯水單復(fù)印件 
6、 結(jié)匯水單復(fù)印件 
7、 運費結(jié)算發(fā)票 
出口退稅，稅務(wù)認可FOB價格，因此，以CIF價出口，出口時，需要把保費、運費扣除。如果一張報關(guān)單有多筆，那么就按照出口金額分攤扣除。（運保費在報關(guān)單上有填列數(shù)字）